The Right Turn 2.0
Nuestro Código de Conducta
CONTRATACIÓN GUBERNAMENTAL
Hacer negocios con el gobierno
Una gran parte del negocio de la Compañía implica contratos, ya sea directamente o como subcontratistas, con organismos públicos, incluidos gobiernos federales, estatales y locales. Desde la oferta de un contrato para la gestión de un proyecto hasta su finalización, la contratación con cualquier agencia gubernamental es un proceso complejo y altamente regulado. Debemos llevar a cabo nuestro negocio de manera tal que se evite incluso la apariencia de incorrección. El incumplimiento de esto puede derivar en multas, sanciones, acciones penales o civiles, y la prohibición de hacer negocios con el gobierno.
También es importante recordar que el gobierno federal, los estados y algunas municipalidades y agencias tienen sus propios procedimientos, reglas y normas éticas para los contratistas, por lo que todos los empleados deben estar familiarizados con los requisitos específicos aplicables a los proyectos en los que están trabajando. Por ejemplo, los contratos con el gobierno de los Estados Unidos pueden regirse por el Reglamento Federal de Adquisiciones (Federal Acquisition Regulation, FAR), y los subcontratos pueden incorporar requisitos del FAR.
Integridad de adquisiciones
El gobierno federal y muchos gobiernos estatales/locales prohíben específicamente a los contratistas gubernamentales obtener una ventaja competitiva injusta al obtener información de una oferta o propuesta de un competidor antes de que el gobierno otorgue un contrato. La información de una oferta o propuesta incluye los precios, las tasas, las estimaciones o los datos técnicos de un competidor. La información confidencial incluye las evaluaciones técnicas o de precios del gobierno, las clasificaciones o las determinaciones de rango competitivo y cualquier información marcada como material de selección confidencial, de propiedad o de origen. Estas prohibiciones se aplican independientemente de que la información se obtenga de manera inadvertida. En ninguna circunstancia se debe utilizar dicha información para preparar una oferta o propuesta. La prohibición de recibir esta información se extiende a los materiales recibidos de cualquier fuente no autorizada, incluido el personal del gobierno, empleados descontentos o consultores.
Momento de liderazgo ético: Usted es un buen amigo del gerente de obras públicas de una municipalidad local. Tenemos una próxima oferta con ellos para un proyecto importante de construcción de carreteras. El proceso estándar para dichas solicitudes de información es a través del portal web de la municipalidad para que todos los otros oferentes puedan ver dichas preguntas. El estimador que trabaja en la licitación le pregunta si puede llamar a su amigo y obtener información adicional sobre el proyecto porque preferiría no dejar que nuestra competencia sepa lo que estamos buscando. ¿Hace esa llamada?
Reclamos falsos
Nunca reclamaremos por algo a lo que no tenemos derecho. Es una violación de las leyes federales y de muchas leyes estatales presentar deliberadamente un reclamo falso o fraudulento a cualquier cliente gubernamental. Esto incluye no solo los reclamos intencionales, sino también aquellos que se presentan con ignorancia deliberada o haciendo caso omiso de la falsedad del reclamo. Dichas leyes establecen sanciones graves para cualquier persona (compañías o individuos) que ocasione que se presenten tales reclamos, incluidas multas penales, encarcelamiento o suspensión/exclusión de contratos públicos. Para garantizar el cumplimiento de estas leyes, nunca debemos hacer lo siguiente:
- Falsificar registros relacionados con la calidad o cantidad de trabajo completado.
- Exagerar o crear reclamos inexistentes contra el gobierno.
- Presentar declaraciones falsas respecto de las calificaciones de nuestra compañía o del subcontratista.
- Enviar una factura falsa o duplicada para el pago.
- Presentar registros falsos de inspecciones, reuniones o investigaciones.
Momento de liderazgo ético: stá revisando los registros de nómina de uno de nuestros subcontratistas en un proyecto grande y continuo. Nota que los registros indican que había muchos más empleados en el proyecto el mes pasado de lo que recuerda haber visto. Hemos trabajado con este subcontratista durante muchos años y nunca ha tenido un problema con ellos. ¿Debe firmar la certificación de nómina?
Programas socioeconómicos
Colas se compromete a cumplir plenamente con los programas de oportunidades patrocinados por el gobierno, como el programa HUBZone, Woman-Owned (Empresas propiedad de mujeres), Veteran-owned business (Empresas propiedad de veteranos) y el Programa de Empresas Comerciales Desfavorecidas (Disadvantaged Business Enterprise, DBE), y maximizar las oportunidades de DBE. Nos esforzamos por identificar y maximizar las relaciones mutuamente beneficiosas con los subcontratistas y proveedores de DBE desde el proceso de licitación hasta la finalización de un proyecto. Por lo tanto, la Compañía no discriminará en función de raza, color, nacionalidad o sexo en la contratación de proveedores o subcontratistas, y fomentará un entorno en el que todos sean tratados con respeto, confianza, honestidad, justicia y dignidad. Para cada contrato financiado por el gobierno, la Compañía hará esfuerzos de buena fe para maximizar la participación de DBE en subcontratos y para garantizar que cada DBE esté desempeñando una función comercialmente útil. Se considera que una DBE está realizando una función comercialmente útil si es responsable de ejecutar el trabajo y llevar a cabo sus responsabilidades al realizar, gestionar y supervisar el trabajo. Puede encontrar detalles adicionales relacionados con el programa de cumplimiento de DBE de la Compañía en el Manual de procedimientos y políticas de cumplimiento de DBE de su Compañía.
Para obtener más información o para recibir asistencia, comuníquese con su gerente de Ética local o con el Departamento Legal, para informar inquietudes o posibles violaciones de esta política, comuníquese con la Línea directa de Ética de Colas.
Ley de Veracidad en las Negociaciones
Los gobiernos federales y muchos gobiernos estatales exigen a los contratistas que presenten datos de costos o precios y certifiquen que dichos datos están actualizados, son exactos y están completos en la fecha del acuerdo final sobre el precio, comúnmente denominado “apretón de manos”. Los datos de costos o precios consisten en todos los hechos que existen en la fecha del acuerdo sobre el precio de un contrato o una modificación contractual que un comprador o vendedor razonablemente prudente consideraría relevante o importante para las decisiones de fijación de precios, incluso si los datos no se utilizan en la preparación de la propuesta. Todos los empleados deben conocer y cumplir con estos requisitos. El Departamento de Ética y Cumplimiento o el Departamento Legal de Colas USA ofrecen más orientación y políticas.
Cumplimiento de los requisitos contractuales
Es política de la Compañía cumplir estrictamente con los requisitos de todos nuestros contratos. Para lograr este objetivo, los empleados responsables deben comprender los requisitos de los contratos en los que trabajan y los requisitos deben comunicarse a los empleados responsables del desempeño. Esto podría incluir requisitos técnicos, estándares de calidad, cumplimiento de los cronogramas de entrega y requisitos de facturación.
Declaraciones y certificaciones precisas
Proporcionar información incorrecta o engañosa a un cliente gubernamental es ilegal. Un informe, una certificación o una declaración falsa pueden dar lugar a una descalificación, inelegibilidad o suspensión de la adquisición o a la exclusión de todo contrato gubernamental adicional, así como a cargos penales. Todos los informes, las declaraciones y las certificaciones deben ejecutarlos un representante autorizado de la Compañía que pueda dar fe de la naturaleza fáctica de las declaraciones y certificaciones realizadas.
Facturación adecuada y cobro de costos
Es fundamental que todas y cada una de las declaraciones y los montos de las facturas de la Compañía sean 100 % exactos. Al tratar con el gobierno, no puede haber espacio para errores. Cuando haya alguna pregunta, plantee el problema a su supervisor. De manera similar, en caso de que la Compañía reciba un contrato en el que se realice la facturación en función de los costos incurridos, cualquier asignación de costos a un contrato gubernamental contraria a las disposiciones contractuales o a las leyes y reglamentaciones relacionadas es inapropiada. Dicha asignación inapropiada incluye, entre otros, cobrar costos no permitidos, ejecutar indebidamente las tarjetas de registro de horas del empleado, cobrar horas no trabajadas, cobrar costos generales no respaldados, clasificar los costos de manera incorrecta o inexacta, cambiar los costos entre los contratos, o representar de manera inexacta los costos de los comprobantes de pago o las facturas de facturación de progreso.
Sobornos, regalos, comisiones ilícitas y propinas
El soborno de funcionarios gubernamentales, las comisiones ilícitas y las propinas ilegales constituyen una violación de este Código y se prohíben en virtud de las leyes federales, estatales y locales. Es fundamental que evite incluso la apariencia de dar un regalo indebido o intentar influenciar a un funcionario gubernamental. Además, es ilegal solicitar, aceptar o intentar solicitar cualquier comisión ilícita en relación con contratos gubernamentales. Una “comisión ilícita” se define como dinero, tarifas, comisiones, créditos, regalos, propinas, objetos de valor o compensaciones de cualquier tipo que se proporcionen, directa o indirectamente, a cualquier contratista, subcontratista o empleado de cualquiera de las partes, con el fin de obtener o recompensar indebidamente un trato favorable. Una comisión ilícita puede aparecer como un pago directo, una oferta para dar materiales o suministros de construcción a un agente de compras para su uso personal, o descuentos que puedan ofrecerse con el fin de obtener consideraciones comerciales favorables.
Antiguo personal del gobierno
Las leyes y reglamentaciones federales rigen el empleo y la obtención de servicios de antiguo personal gubernamental militar y civil y prohíben los conflictos de intereses (“trabajar para ambas partes”). Hable con nuestro Departamento Jurídico antes de iniciar cualquier conversación laboral con un empleado del gobierno.
Remita las preguntas en esta área al Departamento Legal.
Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (“FCPA”)
La Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) es una ley federal que prohíbe el soborno (directa o indirectamente) de cualquier funcionario extranjero con el fin de influir en sus acciones o decisiones. Esto podría significar sobornos para trabajar o para omitir leyes, regulaciones o procesos. Cualquier violación de esta ley podría derivar en sanciones y exposiciones penales significativas (incluidas multas y encarcelamiento de personas). Antes de participar en cualquier negocio fuera de los EE. UU. o con ciudadanos extranjeros, debe comunicarse con el Departamento Legal para recibir asesoramiento y capacitación sobre estos asuntos.
Momento de liderazgo ético: La Compañía intenta importar un equipo especializado de China. Se le informa que podemos acelerar el envío si pagamos al agente de aduana local una pequeña tarifa para mover el equipo al frente del muelle. Suena legítimo, ¿verdad?
Cumplimiento de la Ley de Compra Estadounidense (“BAA”) y la Ley de Acuerdos Comerciales (“TAA”)
La Ley de Compra Estadounidense (Buy American Act, BAA) establece una preferencia nacional por el uso de artículos, materiales y suministros fabricados en los Estados Unidos cuando el gobierno federal adquiere suministros o servicios para su uso dentro de los Estados Unidos. Para vender suministros al gobierno federal, los suministros deben fabricarse en los Estados Unidos como regla general. Existen excepciones a la norma de la BAA, que permiten al gobierno federal comprar productos extranjeros. Además, la Ley de Acuerdos Comerciales (Trade Agreements Act, TAA), cuando corresponda, exime del requisito de la BAA para los suministros de determinados países designados en determinadas circunstancias. Como regla general, la TAA es solo una consideración relevante cuando el contrato de suministro excede un determinado umbral en dólares y el umbral depende del país de origen. Cualquier pregunta relacionada con la aplicación de la BAA o la TAA a un contrato en particular deberá informarse al Departamento Legal.
Divulgaciones obligatorias
La Compañía, a través de sus asesores legales, hará declaraciones oportunas, por escrito, a los funcionarios gubernamentales de los EE. UU. correspondientes; lo que incluye, cuando corresponda, a la Oficina del Inspector General o a los Funcionarios Contratantes correspondientes, siempre que, en relación con la adjudicación, el desempeño o el cierre de cualquier contrato gubernamental realizado por la Compañía, la Compañía tenga una “evidencia creíble” de que un director, empleado, agente o subcontratista de la Compañía haya cometido una violación de la Ley Penal Federal que involucre fraude, conflicto de intereses, soborno o violaciones de propinas que se encuentren en el Título 18 U.S.C. o una violación de la Ley de Reclamos Falsos Civiles (31 U.S.C. §§ 3729-3733). De manera similar, la Compañía divulgará al funcionario contratante de la agencia la evidencia creíble de un “pago excesivo significativo”. El incumplimiento de esta regla podría someter a la Compañía y a las personas involucradas a la posible suspensión o exclusión de la contratación gubernamental, entre otras consecuencias. Para obtener más información o para recibir asistencia con respecto a cualquiera de los asuntos descritos en la sección anterior titulada “Contratación gubernamental”, comuníquese con el director de Ética y Cumplimiento de Colas, su gerente de Ética o con el Departamento Legal, para informar inquietudes o posibles violaciones de esta política, comuníquese con la Línea directa de Ética de Colas.
Respuesta: No. Siempre debe seguir el proceso establecido por el cliente. Realizar una llamada fuera del proceso normal podría someter a la compañía a alegaciones de confabulación o, como mínimo, a una reclamación respecto a una oferta. Antes de hacer cualquier contacto, debe hablar con el Departamento Legal para determinar si sería aceptable.
Respuesta: No. Es una violación de las leyes federales y estatales sobrecargar o presentar deliberadamente un reclamo falso al gobierno. Esto incluye no solo la presentación deliberada de reclamos falsos, sino también aquellos que se presentan con ignorancia deliberada o haciendo caso omiso de la falsedad de la presentación.
Respuesta: No, en realidad no lo es. Según las circunstancias, dicho pago podría constituir una violación de la FCPA como un pago indebido a un funcionario extranjero. Dicho asunto deberá divulgarse al Departamento Legal de inmediato.